Avec tous les débats engendrés concernant les notes de frais, il est parfois difficile de comprendre leurs réels objectifs et les obligations engendrées. Pour éclairer cette ambiguïté, je me suis penché sur la question en discutant avec des professionnels du domaine.
Dans cet article « comprendre les notes de frais », j’ai regroupé mes développements afin que vous puissiez saisir l’essence même de la note de frais : leur optimisation et leur contrôle pour respecter les lois et impositions fiscales. Alors ouvrez-les yeux et plongez dans mon analyse détaillée.
Définition des notes de frais
Une note de frais est un document établi par un salarié ou dirigeant d’entreprise, pour obtenir le remboursement des dépenses engagées personnellement dans le cadre de son activité professionnelle.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui permet au salarié ou dirigeant d’entreprise d’obtenir le remboursement des dépenses personnelles engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Il peut s’agir de déplacements, de repas pris à la maison ou à l’extérieur, ainsi que des fournitures achetées pour les besoins du travail.
Qui peut déclarer des notes de frais ?
Les salariés et dirigeants d’entreprises peuvent récupérer leurs frais professionnels via une note de frais. Les entrepreneurs individuels, les artisans et les commerçants peuvent également bénéficier du remboursement via une note de frais, selon les conditions fixées par leur organisme fiscal.
Quels sont les types de notes de frais ?
Il existe plusieurs types de notes de frais : forfaitaire, kilométrique, facture, etc. .
Le type choisi doit être adapté aux déplacements et services fournis par le salarié et en fonction du montant total des dépenses engagées. Le choix du type est à négocier entre l’employeur et le salarié avant toute mission
Modèles à respecter
Quels sont les modèles à respecter pour les notes de frais ?
Pour pouvoir être adoptée et validée par l’employeur, chaque demande faite en vue d’un remboursement doit respecter certaines règles et normes. En France, chaque entreprise est libre de choisir ses propres modèles, mais ceux-ci doivent être soumis au contrôle fiscal pour être considérés comme valides.
Comment remplir une note de frais ?
La procédure pour remplir une note de frais varie selon la typologie retenue (forfaitaire, kilométrique, etc. .
.). Dans l’ensemble, cependant, il est important que toutes informations soient claires et complètes : lieu du voyage/service rendu, date effective du voyage/service rendu, description détaillée des dépenses engagées, montant total des frais, etc. Le salarié doit également joindre le justificatif original et certifier sa demande de remboursement
TVA et remboursement des notes de frais
Quelle est la TVA applicable aux notes de frais ?
La TVA n’est pas applicable aux notes de frais si les services sont rendus à l’extérieur du territoire français. Par contre, elle est due pour les déplacements effectués sur le territoire français et pour les services fournis par un prestataire ou sous-traitant français.
Comment se fait le remboursement des notes de frais ?
Lorsqu’une note de frais a été acceptée par l’employeur, ce dernier procèdera au virement bancaire du montant indiqué dans la note. Il peut être soumis au traitement comptable préalable pour un contrôle fiscal approfondi.
Dans certains cas, l’employeur peut choisir d’accorder un avance qui sera ensuite déduite du versement final
Formalités fiscales et sociales
Quels sont les impôts et taxes applicables aux notes de frais ?
Les entreprises doivent payer certaines taxes et impôts (TVA, cotisations sociales) en fonction des déclarations faites par leurs salariés dans le cadre des notes de frais. Les employeurs sont responsables de l’application correcte des dispositions fiscales et sociales ; ils devront donc vérifier que tous documents nécessaires ont été produits par leurs salariés afin qu’ils soient admissibles au remboursement des notes de frais.
Quels sont les documents à fournir pour le remboursement des notes de frais ?
Lorsqu’une note de frais est remplie, le salarié doit fournir certaines pièces justificatives pour pouvoir obtenir le remboursement, notamment : une facture ou tout autre document attestant les services reçus, un relevé kilométrique si la note comporte une demande kilométrique, un justificatif pour chaque service rendu à l’exception des repas accompagnant un voyage professionnel, etc.
Comptabilité et gestion des notes de frais
Comment gérer et comptabiliser les notes de frais ?
Toute entreprise qui souhaite gérer ses notes de frais doit mettre en place des procédures pour traiter les demandes de remboursement. Cela inclut notamment le contrôle des documents fournis par les salariés, l’enregistrement des dépenses dans le système comptable et la vérification que tous les montants indiqués dans la note sont bien justifiés.
Quels sont les outils et logiciels à utiliser pour la gestion des notes de frais ?
Il existe une variété d’outils qui permettent aux entreprises de gérer facilement leurs notes de frais. La plupart offrent des fonctionnalités telles que le suivi des demandes, la validation des dossiers et le calcul automatique des frais engagés.
Choisir un outil adapté à votre entreprise afin de simplifier et améliorer la gestion des notes de frais est crucial.