Comprendre la Note de Frais et sa Gestion en Entreprise
Définition d’une note de frais
Une note de frais est un document utilisé par un salarié ou un chef d’entreprise pour tenir compte des dépenses professionnelles qu’il a personnellement effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. Ce document est utilisé par l’entreprise pour :
- Enregistrer les charges comptables ;
- Rembourser les montants avancés par l’employé.
Note : Un auto-entrepreneur ne peut pas demander le remboursement de ses dépenses professionnelles en raison de l’abattement forfaitaire sur son chiffre d’affaires.
Règles spécifiques pour les principales dépenses professionnelles
Chaque dépense effectuée par un employé pour le compte de l’entreprise donne droit à un remboursement à condition que ces dépenses soient justifiées et non excessives. Certaines dépenses professionnelles nécessitent des règles spécifiques.
Frais de restaurant
Un employé qui invite des clients ou des partenaires à un repas d’affaires doit fournir une facture du restaurant indiquant le nom de l’entreprise et la date. En plus de ce justificatif, il doit indiquer dans sa note de frais :
- Le nom des invités;
- Leur profession;
- Le nom de l’entreprise pour laquelle ils travaillent.
Dans le cas des repas pris par un employé lors d’un déplacement professionnel, le ticket de caisse est suffisant comme justificatif. Cependant, le montant doit être conforme aux limites fixées par l’URSSAF.
Frais d’hébergement
Les dépenses d’hébergement doivent être liées à un déplacement professionnel pour être remboursées. L’URSSAF définit un « grand déplacement » comme étant un déplacement qui :
- Se situe à plus de 50 km du domicile de l’employé ;
- Nécessite plus de 1 h 30 de trajet en transports en commun.
De plus, la facture de l’hôtel doit détailler les frais imputés à la chambre et indiquer le nombre de nuitées.
Indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques couvrent les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Ces indemnités couvrent :
- Les dépenses de carburant ;
- L’entretien du véhicule ;
- La dépréciation du véhicule ;
- L’assurance du véhicule.
Pour demander le paiement d’indemnités kilométriques, l’employé doit fournir des détails sur la note de frais.
Comment sont traitées les notes de frais ?
La loi n’exige pas de format spécifique pour les notes de frais. Cependant, elle stipule les justificatifs à conserver et les délais à respecter pour l’employé et l’employeur.
Justificatifs
Les justificatifs des notes de frais jouent un rôle important à différents niveaux dans l’entreprise :
- Les employés doivent les recueillir et les conserver jusqu’à ce que leur note de frais soit établie ;
- Les supérieurs hiérarchiques les vérifient pour approuver les dépenses ;
- Le comptable les classe avec soin pour être conforme en cas de contrôle.
Délais à respecter
La loi impose :
- Au salarié de fournir les justificatifs de ses frais professionnels dans un délai de 3 ans ;
- À l’employeur de rembourser les frais avancés par le salarié dans un délai maximum de 5 ans.
L’employeur peut également définir un délai plus court que le délai légal pour la production des justificatifs.
Différentes méthodes de remboursement des dépenses professionnelles
L’entreprise a le choix entre plusieurs méthodes pour rembourser les dépenses professionnelles de ses employés, à l’exception de certaines dépenses pour lesquelles la loi impose un remboursement au réel.
Remboursement au réel
Le remboursement au réel est effectué sur la base des justificatifs fournis par l’employé. Cette méthode est obligatoire pour les frais de restaurant, d’hébergement et de transport public.
Forfait
Le remboursement sur la base d’un forfait est possible pour certains frais, tels que les frais de déplacement professionnel ou de téléphone. L’employé n’a pas besoin de fournir de justificatifs pour ces dépenses, mais le montant du forfait doit être raisonnable et justifié.
Allocation forfaitaire
L’entreprise peut choisir d’octroyer à un employé une allocation forfaitaire pour couvrir l’ensemble de ses dépenses professionnelles. Cette allocation doit être justifiée et ne peut pas être excessive.
Comment gérer les notes de frais ?
Il existe plusieurs outils et méthodes pour gérer les notes de frais en entreprise :
Tableur Excel
Les petites entreprises utilisent souvent des tableurs Excel pour gérer les notes de frais. Cependant, cette méthode est chronophage et peut entraîner des erreurs de saisie.
Logiciel de gestion des notes de frais
Un logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser le processus de saisie, de validation et de remboursement des dépenses professionnelles. Il offre également la possibilité de mettre en place un processus de contrôle interne pour prévenir les fraudes.
Solutions mobiles
Les solutions mobiles permettent aux employés de numériser leurs justificatifs et de les envoyer directement à leur responsable ou à leur comptable. Cela facilite la gestion des notes de frais et réduit le risque de perdre des justificatifs.
Conclusion
La gestion des notes de frais est un processus complexe qui nécessite une organisation et un suivi précis. Il est important pour les entreprises de mettre en place des outils et des méthodes de gestion efficaces pour faciliter ce processus et prévenir les risques de fraude.