Mon CSE a-t-il réellement besoin d’un logiciel de gestion CSE et comptabilité intégré ?

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écrit par Jules Grivois

Passionné par le monde de l'entreprise, toujours à la recherche de nouvelles activités pour challenger les collègues.

Vous vous posez cette question car tous les prestataires vous parlent de plateformes et de logiciels 100% intégrés. OK, mais que pouvez-vous en attendre ? Et surtout ces plateformes logicielles sont-elles toutes identiques ?

Nous verrons également comment ces logiciels CSE évoluent et le nouveau concept de « logiciel CSE partagé » actuellement proposé par EKIPEA.

 

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion CSE

Mais d’abord, qu’est-ce qu’un logiciel de gestion CSE ? Il s’agit d’un logiciel spécialisé conçu spécifiquement pour les CSE. Ils tous conçus sur le même modèle avec une gestion des bénéficiaires, une gestion des activités sociales et culturelles (les ASC) et un module comptabilité spécifique aux CSE.

Les fonctionnalités sont plus ou moins avancées selon les solutions et les éditeurs, mais le tronc commune s’articule autour de 3 grands modules :

  1. La gestion des bénéficiaires du CSE
  2. la gestion des activités sociales et culturelles (ASC)
  3. la comptabilité.

La gestion des bénéficiaires du CSE :

  • informations personnelles (nom, prénom, adresse, mail, photo, situation familiale, … critères sociaux tels que QF ou montant des impôts, …),
  • informations professionnelles (matricule, date d’embauche, contrat de travail, catégorie, site d’affectation, métier, …)
  • gestion des ayants droits (conjoint, enfants, externes),

Les meilleurs solutions proposent une interface d’import et de mise à jour et des fonctionnalités avancées telles que :

  • édition de courriers, d’étiquettes,
  • outils d’envoi de mails,
  • statistiques,

La gestion des Activités Sociales et Culturelles (ASC)

elus de ce en réunion @unsplash

Les logiciels de gestion de CSE, en véritables ERP, permettent le paramétrage des activités (ASC) afin de répondre à tous les besoins :

  • Paramétrage par type d’activités et par modes de fonctionnement :
    • Vente comptoir avec gestion du stock (billetterie, chèques vacances, commandes groupées, …),
    • activité de groupe avec pré-inscription préalable et validation par le CSE.
    • linéaires et allotements pour les mobil-home par exemple,
    • planning de réservation pour le matériel de bricolage ou un véhicule en libre-service par exemple,
    • médiathèque
  • Paramétrage des tarifs et modes de paiements acceptés par le CSE : chèques, espèces, TPE, CB, virement SEPA, prélèvement SEPA, Chèques vacances, …
  • Paramétrage des règles de gestion du CSE :
    • accessibilité : qui a le droit de bénéficier des activités selon les critères définis sur les bénéficiaires. Exemple : seuls les CDI de plus de 6 mois d’ancienneté peuvent bénéficier des chèques vacances.
    • subvention: elle peut être fixe (ne pas dépendre du bénéficiaire) ou variable selon un critère social. A noter que les chèques vacances sont obligatoirement soumis à un critère social pour être exonérés de cotisations sociales.
    • quotas : comme par exemple 2 billets de cinéma par mois, plus un par enfant à charge de plus de 3 ans.
    • enveloppe de subvention : par exemple un plafond de 100€ par an et par ayant droit (conjoint et salariés) pour le remboursement de ses activités sportives et culturelles (remboursées à un taux de 40% applicable sur le montant de la facture présentée).
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En s’appuyant sur ces paramétrages, ces logiciels proposent différents modules de gestion :

  • Achats fournisseurs : commandes, facturation, stock,
  • Ventes au salariés : avec acceptation préalable du CSE (mode pré-inscription avec Workflow de validation), gestion des livraisons, des encaissements, des stocks, …
  • Stocks : mouvements de stocks, inventaires, …
  • Statistiques diverses.

 

La Comptabilité du CSE

La principale caractéristique des solutions de comptabilité pour les CSE est d’assurer la séparation des deux budgets: Fonctionnement (AEP) et Social (ASC).

Vous trouvez ici le document de référence de l’ANC.

Attention : ce n’est pas le cas dans les logiciels de comptabilité généralistes pour les entreprises qui respectent pas non plus la présentation normalisée par l’ANC pour les états comptables (compte de résultat et bilan).

Comme dans tous les logiciels de comptabilité, on va retrouver des fonctionnalités de saisies d’écritures organisées dans des journaux et selon un plan comptable spécifique aux CSE.

Ce plan comptable a été validé par l’Ordre des Experts Comptables.

Les logiciels CSE proposent également des fonctionnalités liées à la gestion des moyens de paiement :

  • Gestion de caisse (arrêtés de caisse),
  • Établissement des bordereaux (remise de chèque, TPE, SEPA, …),
  • Génération des fichiers SEPA si le CSE propose le prélèvement ou le virement bancaire comme moyen de paiement,.

Et enfin toutes les fonctionnalités indispensables dans une comptabilité :

  • Edition des états comptables : Grand Livre, Balance générale, journaux,
  • rapprochement bancaire,
  • lettrages des comptes clients et fournisseurs (dans le cas d’une comptabilité CSE d’engagement – obligatoire si vos ressources excèdent 153 000 €).
  • Clôture comptable et établissement des comptes de résultats et bilan.
  • Et très souvent, une comptabilité analytique et un module de suivi budgétaire.
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Comptabilité intégrée

On parle de comptabilité intégrée dès lors qu’une action dans les modules de gestion générera automatiquement les écritures comptables associées. Par exemple, pour un CSE, la saisie d’une vente de billetterie au comptoir généra des écritures comptables en automatique (écriture de facturation et écriture de règlement si l’on est dans un compta d’engagement).

Et tout cela dans le même logiciel et la même base de données commune et partagée entre la gestion CSE et la comptabilité.

Mais n’est pas le seul modèle.

Certaines entreprises ont des logiciels de gestion séparés (quelques fois également appelés ERP). Le logiciel utilisé pour la gestion, peut générer des écritures qui seront importées dans la comptabilité (par import de fichier ou par interface).

Cet export peut donc être plus ou moins automatisé. Mais dans ce modèle, on a bien deux logiciels distincts : un pour la gestion et un pour la comptabilité.

Et surtout, dans ce modèle, en général, une fois l’écriture exportée dans la comptabilité il n’y a plus de lien avec les éléments qui ont conduits à sa génération.

Alors qu’au contraire, dans un logiciel de gestion et compta 100% intégré, les éléments de gestion et de comptabilité restent étroitement liés. Par exemple, la suppression d’un règlement client dans la compta entraîne immédiatement le fait que le facture du client redevienne non soldée.

L’avantage d’avoir un logiciel de gestion séparé et distinct du logiciel de compta est de pouvoir choisir le meilleur (ou le plus adapté) des logiciels. Et, dans des cas complexes, avoir plusieurs logiciels de gestion qui déversent des écritures dans une comptabilité centralisée.

Une solution de gestion et de compta intégrée offre l’avantage d’une grande simplicité et la garantie d’une cohérence des données entre la gestion et la compta.

 

Où en est-on dans les solutions pour les CSE ?

Toutes les solutions des éditeurs sont construites sur un modèle intégré et hébergé (en ligne ou dans le cloud). Il reste quelques petits éditeurs avec des solutions « off line » mais elles sont vouées à disparaître de par leurs limites et notamment le fait de proposer des services en lignes pour les salariés.

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Chez les plus petits CSE, le logiciel de gestion et de comptabilité du CSE s’appelle souvent … Excel. Evidemment il est gratuit mais il a beaucoup de limites et de contraintes.

On retrouve souvent une gestion des activités sous Excel et la comptabilité dans un logiciel de comptabilité généraliste du marché (logiciel pour petite entreprise). C’est évidemment une solution possible et peu onéreuse mais elle ne rend absolument pas les mêmes services qu’un logiciel de gestion CSE spécialisé.

Comme on l’a vu précédemment, les logiciels généralistes de comptabilité d’entreprise ne sont pas adaptés aux CSE car ils ne permettent pas de gérer la séparation des budgets et surtout ne respectent absolument pas les normes de présentation des états réglementaire (bilan et compte de résultat).

Et enfin, il sont plus complexe par nature. En effet, ils gèrent des choses dont le CSE n’a pas besoin ; par exemple la fiscalité ou la TVA.

 

Comment évoluent ces solutions pour les CSE ?

Le marché pousse depuis plusieurs années vers l’intégration complète entre la gestion, la comptabilité, mais aussi la communication, les plateformes de Billetterie et les solutions en matières de chèques cadeaux.

De nouveaux acteurs proposent également la dématérialisation complète des avantages aux salariés directement via des Cartes Bancaires.

Mais suite à toutes ces évolutions technologiques, on note également le besoin de plus de services pour les élus de CSE car toutes ces solutions sont complexes à déployer et à utiliser au quotidien.

Peut-être que le modèle « hybride » proposé par EKIPEA peut répondre à la fois à tous les enjeux décrits ci-dessus mais aussi à un réel besoin d’être accompagné. On parle plus de plateforme de travail collaborative où les élus, le prestataire et l’Expert-Comptable travaillent ensemble au quotidien avec un réel partage des tâches.

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