Organiser un événement d’entreprise avec un petit budget : Conseils

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écrit par Jules Grivois

Passionné par le monde de l'entreprise, toujours à la recherche de nouvelles activités pour challenger les collègues.

Avec un budget limité, il peut sembler difficile d’organiser un événement d’entreprise qui sera à la fois amusant pour les invités et réussi sur le plan professionnel. Cependant, avec une bonne planification et des astuces judicieuses, vous pouvez organiser un événement mémorable grâce à peu de moyens. Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas sur l’organisation d’un événement d’entreprise réussi avec un petit budget. Nous partagerons également certains exemples pratiques afin que vous puissiez mettre en place ce que vous allez apprendre ici.
Il ne faut pas hésiter à organiser des événements sous prétexte que votre budget est serré ! Réunions, événements de recrutement, team building,… Ces réunions d’affaires peuvent toutes être organisées avec un budget serré ! Comment s’y prendre ? Voici nos solutions et conseils :

Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise et comment l’organiser avec peu de moyens ?

Un événement d’entreprise est une activité organisée par une entreprise pour atteindre ses objectifs commerciaux, tels que la promotion d’un produit, la présentation d’une nouvelle stratégie ou le lancement d’un nouveau service. Les événements peuvent prendre de nombreuses formes, allant de salons aux conférences en passant par les cérémonies de prix. Une bonne organisation est la clé du succès pour un tel événement et un petit budget ne signifie pas systématiquement l’échec.

Organiser un événement d’entreprise nécessite du temps et beaucoup de travail. Mais si vous vous y prenez bien, vous pouvez obtenir des résultats exceptionnels même avec un petit budget. Découvrez les étapes à suivre pour organiser un événement réussi avec un budget limité.

Étapes à suivre pour organiser un événement réussi

Voici quelques étapes à suivre pour organiser un événement réussi avec peu de moyens:

  • Choisir le bon format et la meilleure date pour votre événement. La première chose à faire consiste à trouver le bon format et la meilleure date pour votre événement. En fonction de votre cible et de votre objectif, choisissez le type d’événement qui convient le mieux. Par exemple, si vous souhaitez organiser une conférence, vous devrez vous assurer que le lieu et la date de l’événement sont accessibles aux participants.
  • Trouver des sponsors ou des partenaires financiers potentiels. Une fois que vous avez déterminé le format et la date, vous pouvez rechercher des sponsors et des partenaires financiers potentiels pour soutenir votre événement. Les partenariats peuvent être une source de financement importante et peuvent également contribuer à accroître la visibilité de votre événement.
  • Fixer les coûts et planifier le budget en conséquence. Une fois que vous avez un budget précis, il est temps de commencer à planifier l’événement. Commencez par fixer les coûts principaux tels que le lieu, le matériel audiovisuel, les hôtesses, etc. Assurez-vous de définir un budget pour chaque élément et de l’ajuster en fonction du budget global.
  • Organiser une campagne marketing efficace pour promouvoir l’événement. Une fois que vous avez planifié l’événement et fixé le budget, vous pouvez passer à la communication. Utilisez les médias sociaux pour promouvoir votre événement et envoyez des invitations aux clients potentiels et aux partenaires commerciaux. Assurez-vous d’inclure des informations sur le lieu et la date de l’événement dans votre message.
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Quels sont les principaux coûts à prendre en compte ?

Une fois que vous avez planifié votre événement, il est temps de réfléchir aux coûts principaux qui entrent en jeu:

  • Coût du lieu (location). La location du lieu est un des principaux coûts à prendre en compte. En fonction de l’événement et des invités, vous devrez choisir le bon endroit. Assurez-vous de bien connaître votre budget et de trouver le meilleur lieu au meilleur prix.
  • Frais liés aux fournitures nécessaires (matériel audiovisuel etc.). Vous devrez peut-être louer du matériel pour aider à organiser et animer votre événement : audiovisuel, tables, chaises, etc. Prévoyez un budget pour ces dépenses supplémentaires afin de garantir la réussite de l’événement.
  • Frais de personnel (hôtesse d’accueil etc.). Selon la taille de votre événement, vous aurez peut-être besoin de personnel supplémentaire pour les présentations et l’accueil des invités. Assurez-vous de trouver des prestataires qualifiés à un prix raisonnable.
  • Coûts liés à la promotion et au marketing. Une bonne communication est essentielle pour promouvoir votre événement. Prévoyez un budget pour ce type d’activités et assurez-vous que votre message est bien reçu par votre cible.

Quelles sont les meilleures pratiques à adopter ?

Voici quelques conseils à suivre pour organiser un événement exceptionnel avec peu de moyens:

  • Utilisez des outils technologiques innovants pour améliorer l’expérience des participants. Pour offrir une expérience immersive et enrichissante aux participants, utilisez les technologies les plus récentes et innovantes. Par exemple, vous pouvez utiliser des solutions de réalité virtuelle ou augmentée pour une présentation jamais vue.
  • Créez une atmosphère conviviale et engageante avec du divertissement approprié. Le divertissement peut être un moyen très efficace de captiver l’attention des invités et de leur offrir une expérience inoubliable. Vous pouvez par exemple inviter des artistes locaux à animer le lieu et proposer des stands avec des dégustations culinaires pour créer une ambiance festive et mettre les invités dans l’ambiance.
  • Assurez-vous que votre équipe est bien organisée et coordonnée pendant le déroulement de l’événement. Une bonne organisation est essentielle pour garantir le succès de votre événement. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend bien sa mission et est prêt à répondre aux invités avec enthousiasme lors de l’événement.

 

Jouez les alliances mutuellement bénéfiques

Très probablement, vous travaillez déjà avec de grandes entreprises qui ont l’habitude de sponsoriser des événements, comme des banques ou des fournisseurs. Vous pouvez profiter de ces relations pour négocier un accord favorable ou trouver un partenaire commercial. En échange de leur participation, vous pouvez promouvoir leurs logos, leur donner la possibilité de prendre la parole ou les laisser présenter leurs produits. Pensez à vous concentrer sur les entreprises qui partagent les idéaux de votre société ; cela aura un impact significatif aux yeux de votre personnel, de vos clients ou de vos employés potentiels. De plus, cela vous permet de maintenir une certaine cohérence dans votre discours. En créant ce type de collaboration, vous pouvez augmenter votre budget ou diminuer certaines dépenses car il s’agit d’un arrangement gagnant-gagnant.

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Incluez les petits prestataires

Pour votre événement d’entreprise, vous aurez besoin de certains prestataires dont vous ne pourrez pas vous passer, comme un traiteur, un lieu si c’est en dehors de vos locaux, une animation,… Pourquoi ne pas donner une chance aux petits prestataires au lieu de passer par les poids lourds de chaque branche ? Ils sont généralement moins chers et pourront vous proposer des prix plus attractifs en faisant jouer la concurrence. Bien sûr, à moins que vous ne souhaitiez un service ordinaire, veillez à ne pas abuser des demandes de réduction sur les devis. Étant moins connus, ils vous présenteront des services alternatifs et probablement moins chers. De plus, ils seront plus adaptables et plus accommodants en ce qui concerne la structure ou les ajustements que vous souhaitez. Enfin, vous pouvez tomber sur un passionné très talentueux qui vient de se lancer dans l’aventure et qui essaie de se faire un nom à des prix défiant toute concurrence. Vous êtes sur le point d’avoir de très bonnes surprises !

Recherchez des partenaires pour votre groupe.

La présence d’un photographe est-elle essentielle pour votre événement ? Pourquoi ne pas explorer à l’intérieur de votre groupe pour trouver quelqu’un qui soit abordable et disponible ? Partagez cette idée sur les médias sociaux, faites-en part à vos amis et à votre famille – vous connaissez certainement quelqu’un qui connaît un photographe ! Même en dehors d’un événement, le réseau peut être incroyablement utile lorsque vous recherchez de nouveaux partenaires ou fournisseurs. Vous avez souvent de bonnes chances de recevoir un accueil chaleureux et de bénéficier de remises non sollicitées.

Planifier

Planifier à l’avance peut vraiment faire exploser votre budget en fonction du type d’événement que vous souhaitez organiser. Par exemple, si vous souhaitez voyager à l’étranger, il sera toujours plus économique d’acheter les billets d’avion plusieurs mois à l’avance plutôt que deux semaines avant votre événement. Afin d’économiser un maximum d’argent sur ce poste de dépenses, vous devez généralement vous préparer à l’avance si vous devez voyager en avion, en train, etc.

Réduire les frais de voyage

Si vous prenez en charge les participants, il y aura des frais supplémentaires liés à leur arrivée en plus des dépenses liées à votre événement (notamment pour une sortie entre collègues par exemple). Votre budget a été coupé en deux par ces dépenses, vous devez donc profiter de toute réduction. Les frais de déplacement sont le domaine le plus simple où les coûts peuvent être réduits. Est-il vraiment indispensable de faire 4 heures de route pour une soirée Escape Game qui comprend un repas et une danse ? Considérez votre événement de manière rationnelle et demandez-vous s’il est réellement nécessaire que votre personnel, vos clients ou vos fournisseurs parcourent une grande distance pour s’amuser. La probabilité que cela se produise est faible, surtout si les moyens financiers sont limités.

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Choisissez un bon jour.

Votre direction vous presse d’organiser un événement remarquable même si vous n’avez pas un grand budget. Ne vous inquiétez pas. Même si les membres du personnel n’en font que discuter, ils ne vous ont pas demandé de planifier un événement de plusieurs jours. Créez un événement d’une journée au lieu de planifier une célébration de plusieurs jours avec beaucoup de faste si votre budget ne peut pas suivre ! Le budget pour l’hébergement, par exemple, pourrait être transféré à vos activités !

Faites vous-même la planification de l’événement

La bonne nouvelle est que vous pouvez organiser un événement vous-même ! Vous pouvez réaliser de grandes choses si vous assurez un bon suivi et utilisez les bons conseils. Vous pouvez à nouveau allouer ces fonds aux dépenses nécessaires en planifiant vous-même l’événement plutôt que de faire appel à une agence événementielle. En outre, cela présente une tonne d’autres avantages, que nous abordons dans un autre article de notre blog.

Donnez de votre temps.

Sans aucun doute, vous possédez des capacités qui vous distinguent des autres. Le cadre idéal pour les montrer est un événement d’entreprise ! Vous pouvez les utiliser pour réduire votre budget, que vous soyez bricoleur, créatif ou même décorateur d’intérieur. Mettez tout en place vous-même plutôt que de faire appel à un service de décoration ! C’est à la fois épanouissant et économique.

Exemples concrets : comment organiser un événement d’entreprise avec un petit budget?

Voici des exemples concrets qui montrent comment organiser un événement d’entreprise avec peu de moyens:

  • Étude de cas 1: Organisation d’un sommet international sur le changement climatique en utilisant peu ou pas de fonds publics. Une ONG internationale souhaite organiser un sommet international sur le changement climatique sans trop dépenser. L’organisation décide d’utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir l’événement et trouve des partenaires financiers à travers le monde. L’événement est un succès grâce à une bonne communication, un lieu approprié et des activités divertissantes.
  • Étude de cas 2: Organisation d’un lancement de produit avec des frais réduits. Une entreprise de technologie souhaite lancer son nouveau produit, mais ne dispose que d’un petit budget. L’entreprise décide d’organiser une soirée privée pour les clients clés et adopte certaines mesures pour réduire les coûts : utilisation d’une salle à moindres frais, réalisation de ses propres visuels publicitaires et recherche de traiteurs moins chers.

Vous avez maintenant des informations complètes sur la façon dont vous pouvez organiser un événement d’entreprise avec peu de moyens. Suivez les étapes décrites ci-dessus et n’hésitez pas à rechercher des partenaires et des sponsors pour obtenir des fonds supplémentaires. Faites preuve d’imagination et innovez pour trouver les meilleures solutions en terme de coûts et, surtout, réussissez votre événement !

Comme vous pouvez le constater, si vous avez les ressources nécessaires, vous pouvez organiser un événement professionnel avec un budget serré. Après avoir considéré ces quelques suggestions, si vous avez encore besoin de faire des économies, consultez notre post sur la façon de le faire pour votre événement d’entreprise !