Conseils entreprise

Pourquoi laisser l’organisation d’un événement à un salarié plutôt qu’à une agence événementielle ?

événement d'entreprise

Organiser un événement d’entreprise est une mission prenante et sans aucun doute stressante. Il faut que la ou les activités plaisent à tout le monde, que la logistique soit rodée ou encore que les problèmes soient tous anticipés. Pas facile… On a donc naturellement tendance à se tourner vers une agence événementielle. Mais ce n’est pas la meilleure solution, voici pourquoi et comment y remédier ! 

Personne ne connait mieux vos salariés que vous 

Si vous décidez d’organiser un événement pour vos salariés, faire partie de l’entreprise se révèle être une véritable force. Qui mieux que vous connaît vos collègues ? Vous connaissez les envies de chacun et leurs attentes. Bien sûr, une agence événementielle vous posera des questions afin de connaître au mieux vos besoins. Mais peut-être ne va-t-elle pas penser aux spécificités qu’il peut y avoir dans votre entreprise et à tous ces petits détails que vous connaissez sur les habitudes de chacun. Pas de perte de temps en gérant votre événement en interne : vous allez directement savoir si les devis correspondent à vos collaborateurs ou non. 

événement d'entreprise groupe

Personne ne connait mieux votre culture d’entreprise que vous

Que vous invitiez vos collaborateurs ou des personnes extérieures à votre entreprise (clients, fournisseurs, …) à votre événement, votre culture d’entreprise sera mise en avant. En effet, comme nous le soulignons dans cet article expliquant pourquoi il faut organiser des événements d’entreprise, vos valeurs seront au centre de votre événement. Que ce soit via l’intervention d’un dirigeant ou via les prestataires que vous décidez de faire intervenir, vous passez un message à vos invités. Une entreprise qui lutte contre les discriminations peut par exemple faire intervenir des chefs cuisiniers venant des 4 coins du monde. Le but est que votre événement colle à l’identité de votre entreprise. Encore une fois, une agence événementielle pourrait s’y atteler. Mais jamais elle ne connaîtra votre culture d’entreprise autant que vous, et un détail mineur qu’elle ne vous mentionnerait pas dans l’organisation peut envoyer un mauvais message à vos clients ou salariés.

Évitez la perte d’informations

En enlevant un intermédiaire de la boucle, l’agence événementielle, vous diminuez le risque de perte d’informations. En effet, si vous décidez de passer par une agence, vous aurez un premier briefing avec elle. Elle cherchera ensuite des prestataires en fonction des informations que vous lui avez données. Afin de guider au mieux vos demandes, elle fera de nouveau un point avec le prestataire. On connaît tous le jeu du “téléphone arabe”. Plus l’information est disséminée et passe par plusieurs personnes, plus le message de départ est déformé ou des détails sont oubliés. Alors plutôt que de prendre ce risque, et que des apparents détails qui sont en réalités de vrais points stratégiques pour vous soient négligés, gérez vous-même les échanges avec le prestataire final !

gain d'argent en organisant son événement soi meme

Oubliez les frais de gestion

C’est bien connu, les agences événementielles pour se rémunérer doivent compter sur des forfaits ou des commissions. Et c’est bien normal : c’est leur métier, ils ne font pas de bénévolat et doivent être payés. Finalement, en passant par une agence événementielle, vous payez un service d’externalisation. Et vous paierez ce service pour chaque événement que vous ferez dans l’année. Si vous organisez votre événement en interne, vous pourrez barrer cette dépense de votre liste et soit choisir de la réintégrer ailleurs dans votre événement soit de mettre ce budget de côté pour une future sortie.

Alors comment organiser un événement en interne ? 

Nous le savons, l’organisation d’une sortie d’entreprise ou d’un événement prend un temps considérable à la personne en charge. Il faut être méthodique dans la recherche de prestataire et bien comprendre les différents objectifs de cet événement. Pour vous guider, on vous donne toutes nos astuces pour bien organiser votre événement dans cet article. Et pour vous faciliter la vie, vous pouvez également tester notre plateforme de gestion d’événements gratuitement ! Organisez autant d’événements que vous le souhaitez en quelques clics. Pourquoi utiliser un outil d’aide à la mise en place et l’organisation d’événements ? Retrouvez tous les avantages dans cet article et testez gratuitement la plateforme. 

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