Conseils entreprise

Comment organiser un événement d’entreprise avec un petit budget ?

économie de budget

Ce n’est pas parce que vous avez un petit budget alloué pour vos événements qu’il ne faut pas en faire ! Team Building, réunions, crémaillère, session de recrutement, … Vous pouvez organiser tous ces événements d’entreprise avec un petit budget ! Comment ? Voici nos réponses et astuces en 8 points !

Jouer sur les partenariats financiers et partenariats gagnants gagnants 

Vous travaillez déjà sûrement avec de grosses entreprises comme des banques ou des fournisseurs qui ont l’habitude de sponsoriser des événements. Vous pouvez capitaliser sur ces relations pour faire un échange de bons procédés ou obtenir un partenariat financier. Vous pouvez ainsi par exemple mettre en avant leurs logos, leur laisser un temps de parole ou les autoriser à faire une présentation de leurs produits en échange de leur participation. Pensez à miser sur des entreprises qui partagent les valeurs de votre entreprise : que ce soit aux yeux de vos salariés, des clients ou des futures recrues, cela aura un impact important. Cela permet aussi de garder une certaine cohérence dans votre communication. En mettant en place ce type de partenariat, vous pouvez ainsi soit avoir un peu plus de budget soit diminuer certaines dépenses grâce à un partenariat gagnant-gagnant. 

partenariat gagnant gagnant

Faire intervenir des prestataires locaux et peu connus

Pour votre événement d’entreprise, vous aurez besoin de certains prestataires sur lesquels vous ne pouvez pas faire l’impasse : traiteur, lieu si en dehors de vos locaux, animation, … Plutôt que de passer par les poids lourds de chaque branche, pourquoi ne pas donner leur chance à de plus petits prestataires ? Ils sont en général moins chers et, en faisant marcher la concurrence, pourront vous proposer des prix plus attractifs. Attention, il ne faut bien sûr pas abuser des demandes de rabais sur les devis sauf si vous souhaitez avoir une prestation moyenne… Mais étant moins connus, ils vous proposeront des prestations différentes et probablement moins chères. Ils seront également plus souples et arrangeants sur l’organisation ou sur les changements que vous souhaiteriez. Vous pourriez également tomber sur un passionné très doué qui vient de lancer son activité et qui cherche à se faire connaître à des prix défiants toute concurrence. Les très bonnes surprises sont à votre portée !

Chercher des partenaires dans votre entourage

L’intervention d’un photographe est vital pour votre événement ? Pourquoi ne pas chercher dans votre entourage quelqu’un de disponible et pas trop cher ? Postez sur les réseaux sociaux, parlez-en autour de vous, vous connaissez sans aucun doute quelqu’un qui connaît un photographe ! Le réseau peut s’avérer très bénéfique lorsque vous chercher de nouveaux fournisseurs ou partenaires et ce, même en dehors d’un événement. Ils auront tendance à vous accueillir à bras ouverts et même à vous faire des réductions sans que vous ne demandiez rien. 

aide grâce aux réseaux sociaux

Vous y prendre à l’avance

En fonction de l’événement que vous souhaitez organiser, vous y prendre à l’avance peut être un véritable appel d’air pour votre budget. Par exemple, si vous voulez partir à l’étranger, les billets d’avion dont les prix sont fluctuants seront dans tous les cas plus avantageux plusieurs mois avant qu’à deux semaines de votre événement. En général, si vous avez besoin de prendre l’avion, le train, etc. il faut que vous vous y preniez bien à l’avance afin de faire un maximum d’économies sur ce poste de dépenses ! 

Diminuer les frais de déplacement 

En plus des frais liés à votre événement, il y aura les frais annexes liés à la venue des participants si vous les prenez en charge (notamment pour une sortie entre collègues par exemple). Ces frais sont une nouvelle coupe dans votre budget et toute économie est bonne à prendre. Le poste le plus simple sur lequel vous pouvez réduire les dépenses sont les frais de déplacement. Si vous faites une sortie Escape Game avec repas et soirée dansante, est-il vraiment nécessaire de partir à 4h de route ? Rationalisez votre événement et demandez-vous s’il est vraiment primordial de partir loin pour que vos salariés, clients ou fournisseurs passent un bon moment ? La réponse est probablement non, surtout si votre budget est serré.  

voyage d'entreprise en avion

Miser sur une bonne journée plutôt que deux jours moyens

Vous n’avez pas un budget exceptionnel et la direction vous met la pression pour organiser un événement mémorable ? Pas de panique. Ils ne vous ont pas demandé d’organiser un événement sur plusieurs jours, même si les salariés ne font que vous en parlez. Alors plutôt que de partir sur un événement en grandes pompes sur plusieurs jours alors que vous n’avez pas le budget pour suivre, organisez un événement exceptionnel sur une journée ! Vous pourrez réattribuer le budget de l’hébergement par exemple à vos activités !

Organiser vous-même l’événement et ne pas passer par une agence

Bonne nouvelle : Vous êtes capable d’organiser un événement ! Avec les bonnes astuces et un bon suivi, vous pouvez faire des choses magnifiques ! En organisant vous-même l’événement sans passer par une agence événementielle, vous pourrez une fois de plus mettre ce budget dans des dépenses obligatoires. Et en plus, ça a plein d’autres avantages qu’on vous explique dans un autre article de notre blog !

compétences des salariés

Donnez de votre temps

Vous avez sans aucun doute des compétences qui vous caractérisent en dehors du travail. Un événement d’entreprise est le moment pour les mettre en avant ! Bricoleur, créatif ou même décorateur d’intérieur à vos heures perdues, vous pouvez les utiliser pour réduire votre budget. Plutôt que de passer par une agence pour la décoration, mettez tout en place vous-même ! En plus d’être gratifiant, cela vous permettra de faire des économies.

Vous l’aurez compris, organiser un événement d’entreprise avec peu de budget est tout à fait possible tant qu’on s’en donne les moyens ! Et si vous avez encore besoin de diminuer votre budget après ces quelques astuces, retrouvez notre article qui vous explique comment faire des économies sur votre événement d’entreprise !

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