Conseils entreprise

Comment diminuer le budget de mon évènement d’entreprise ?

Comment diminuer le budget de mon évènement d’entreprise ?

Faire sortir les salariés de votre entreprise a un coût, et toutes les astuces sont bonnes pour réduire la facture ! En effet, on a beau vouloir faire plaisir à nos collaborateurs et s’inquiéter pour leur bien-être, une entreprise doit quand même faire attention à ses dépenses. Retrouvez nos astuces pour diminuer le budget de votre événement ! 

Limiter le nombre d’intervenants

Plus vous ferez intervenir de personnel extérieur, plus la facture sera salée. Que ce soit pour faire une activité de team building ou encore pour servir le repas, vous allez être parfois obligé de faire appel à ces intervenants. Mais est-ce toujours vraiment nécessaire ? Connaissez-vous toutes les compétences de vos salariés ? Est-ce que certaines animations ne pourraient pas être réalisées par des personnes de votre entreprise ? Entre Fred du service comptable qui est magicien à ses heures perdues ou Julie au service commercial qui est une spécialiste des cocktails,  misez sur vos salariés ! La confiance que vous placerez en eux  participera à leur épanouissement au sein de votre société. Bien sûr, il se peut que le résultat soit un peu moins exceptionnel que prévu (et encore, on peut parfois avoir des surprises…), mais finalement entre payer un magicien ou demander à Fred, que tout le monde connaît, de faire son numéro, y a-t-il un réel risque de se tromper ? 

Vous pouvez également opter pour une activité organisée par vos soins en profitant des éléments à votre disposition sur place : chemin de randonnée, tournoi sportif grâce à des tables de ping-pong ou un terrain de basket, … En mobilisant vos équipes autour de cette sortie ou ce séminaire d’entreprise, vous pouvez faire des économies non négligeables !

 

Miser sur un buffet ou un cocktail dinatoire

Pour diminuer la facture de votre événement, vous pouvez également penser à faire des économies sur le repas. Il ne faut jamais négliger la qualité des plats, mais vous pouvez changer le type de service. En effet, un service à table implique des serveurs mais aussi un ou plusieurs cuisiniers sur place. Si vous optez pour un buffet ou un cocktail dinatoire, vous pourrez diminuer le nombre de serveurs qui participeront à votre événement et les cuisiniers n’ont pas besoin d’être sur place : vous pouvez même faire appel à un traiteur si vous partez sur une formule froide. Le cocktail dinatoire a d’ailleurs le vent en poupe ces dernières années : plus informel et propice aux échanges entre salariés, il ravira vos équipes.

cocktail dinatoire, buffet

Jouer sur le nombre de participants

Plus votre groupe est conséquent, plus les tarifs par personne seront revus à la baisse. Plutôt que d’organiser une sortie par service chaque mois, pourquoi ne pas miser sur une sortie avec tous les collaborateurs de l’entreprise deux ou trois fois par an ? Le volume de votre groupe peut en effet jouer sur le prix par personne, les prestataires fonctionnant régulièrement avec un tarif dégressif en fonction du nombre de participants.

 

Communiquer sur votre événement

Votre séminaire ou sortie d’entreprise concerne vos salariés. Il va bien évidemment falloir communiquer sur votre événement, mais est-ce bien utile d’y dépenser beaucoup d’argent ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, une fois encore, misez sur l’humain. Vos équipes font probablement des réunions hebdomadaires, c’est le moment d’en profiter pour faire passer vos messages et ainsi annoncer ce que vous préparez ! Utilisez des communications plus ou moins gratuites : réunions, réseaux sociaux ou newsletters internes.

 

Capitaliser sur des offres tout inclus

Pour ne pas avoir de surprise, pensez à directement miser sur des offres tout compris. En effet, il est régulier d’avoir un reliquat à payer à la fin de l’événement car vos salariés ont pris un verre de plus que ce qui était convenu dans l’offre de départ par exemple. C’est assez agaçant pour l’organisateur qui n’avait pas prévu ça dans son budget. En partant sur une offre où tout sera inclus, vous n’aurez pas de dépenses au dernier moment. De plus, regrouper toutes les prestations chez un seul fournisseur permet de donner un effet de masse et de volume. La note sera par conséquent moins importante que si vous passiez par plusieurs prestataires.

sortie groupe, randonnée groupe

Organiser des évènements hors saison

En organisant des évènements en dehors des périodes les plus propices aux fêtes d’entreprise (Décembre et Juin/Juillet), vous pouvez faire de grandes économies. Les prestataires cherchent à remplir leurs plannings à ces dates et peuvent être plus enclin à faire des offres intéressantes à votre groupe.  Certains prestataires, comme les compagnies aériennes par exemple, n’hésitent d’ailleurs pas à augmenter leurs tarifs lors des gros pics d’affluence. En organisant votre événement d’entreprise à un autre moment de l’année, vous pourriez bien réduire la facture finale.

 

Ces quelques astuces vous permettront sans aucun doute de faire des économies sur vos évènements d’entreprise. Pour résumer, il faut bien penser à mobiliser vos salariés autour de l’événement, que ce soit pour y participer ou pour communiquer, mais aussi à prendre en compte les prestations avec tous les services inclus à des périodes de l’année à moins forte affluence. Ces astuces n’auront aucun impact sur le bon déroulement de votre événement, par contre, elles pourraient bien en avoir sur votre budget ! D’ailleurs, savez-vous comment bien calculer votre budget pour un événement d’entreprise ? Vous pouvez retrouver tous nos conseils en lisant notre article qui vous permet de bien définir le budget de votre événement. 

Afin de bénéficier d’offres tout inclus (transport, hébergement, repas, boissons et activités), vous pouvez passer directement par notre outil et ainsi faire des économies tout en fédérant vos salariés autour de votre entreprise !