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Comment définir le budget d’un événement d’entreprise ?

comment définir un budget d'événement d'entreprise

Le budget d’un évènement est toujours une étape cruciale dans la réalisation de ce dernier. Encore faut-il savoir comment définir au mieux son budget. Afin d’y voir un peu plus clair, vous pouvez estimer l’enveloppe budgétaire en fonction de plusieurs critères : l’objectif de l’événement, à qui il s’adresse et combien de personnes sont concernées, et enfin quel type d’événement vous souhaitez organiser.

 

Définir l’objectif de votre événement : une étape primordiale pour son bon déroulement

La première étape est de savoir pour quelle raison vous souhaitez organiser un événement au sein de votre entreprise afin d’en connaître l’ampleur. En effet, que vous organisiez le lancement d’un nouveau produit ou une crémaillère de vos nouveaux locaux, l’investissement ne sera pas le même car les objectifs stratégiques ne sont pas équivalents. En général, vous pourrez choisir votre objectif parmi les suivants (vous pouvez bien évidemment avoir vos propres objectifs !) :

  • l’acquisition de nouveaux prospects
  • une augmentation de votre notoriété
  • un renforcement de sentiment d’appartenance à l’entreprise
  • une action de remerciement
  • une annonce importante de la part de la direction
  • le recrutement de nouveaux talents

 

Il est essentiel d’avoir un seul et unique objectif pour votre événement, sans cela, vous allez vous éparpiller ; et c’est bien connu, quand on essaye d’être sur plusieurs fronts en même temps, on est nulle part. Bien définir l’objectif de votre événement est primordial afin de l’organiser au mieux et d’avoir une idée du budget que vous allez y investir. Cela vous permettra notamment de réduire le champ des possibles en terme d’activités, d’actions marketing, etc.

esprit d'équipe, sortie de groupe

Identifier la cible de votre événement : s’adresser aux bonnes personnes pour passer le bon message

Définir le bon public pour votre événement

En fonction de l’objectif que vous vous êtes fixé, votre cible va être plus ou moins évidente. En effet, si acquérir de nouveaux prospects est votre motivation principale, vous allez bien évidemment les convier à votre événement. Il faudra également penser à faire intervenir vos meilleurs commerciaux ou représentants afin de communiquer avec eux, s ‘échanger des cartes de visite et pourquoi pas signer quelques contrats lors de votre événement.

Vous agirez de la même façon pour augmenter votre notoriété, mais vous pourrez aussi capitaliser sur vos meilleurs clients qui donneront une autre dimension à vos paroles. En effet, quand les éloges viennent de l’un de vos clients, elles ont beaucoup plus de poids que si un de vos collaborateurs les avaient avancées.

Cependant, pour les actions de recrutement, la parole de vos collaborateurs vaudra de l’or : n’hésitez pas à mobiliser une ou plusieurs personnes, les candidats s’identifieront à elles !

Pour les actions de team building, pensez à inviter en plus de vos salariés toutes les composantes de la direction : rapprocher les différents profils de votre entreprise et leur permettre d’échanger dans un cadre plus convivial peut être très bénéfique pour l’entreprise.

Enfin,  pour les actions de remerciements ou les annonces de la part de la direction, tout dépend à quel public vous souhaitez vous adresser : vos salariés ? Vos fournisseurs ? Vos clients ? Toutes les parties participant à la vie de votre entreprise ? A vous de décider en fonction du message que vous souhaitez passer !

Quel impact sur le budget de votre événement ?

Bien évidemment, en fonction du public auquel votre événement sera adressé, le budget alloué ne sera probablement pas le même. On a par exemple tendance à mettre en place des actions marketing pour les prospects (ce qui implique de prévoir un budget pour cette partie), ce qui ne sera pas nécessaire, ou en tout cas pas de la même ampleur, pour vos salariés. Vous pourrez également vouloir sortir le grand jeu pour vos principaux clients afin de les remercier de leur fidélité alors que vous aurez tendance à moins gâter vos prospects. Tout part finalement de l’objectif que vous vous êtes fixés au départ ! Quel qu’il soit, il sera important dans tous les cas de faire appel aux ambassadeurs de votre société. Ils avanceront tous les points positifs de vos produits, mais aussi de la politique interne ou externe de votre entreprise. Ce seront les meilleurs communicants pour faire adhérer les derniers récalcitrants à vos offres ou à votre esprit d’entreprise. Faites appel à eux plutôt qu’à des figurants ou des animateurs : premièrement, ils portent les valeurs de votre entreprise, deuxièmement, ils connaissent vos produits et enfin, ils sont un des moyens les plus simples de faire des économies sur votre événement en n’embauchant aucune personne extérieure à l’entreprise !

Toutes les économies sont importantes pour l’organisation d’un événement d’entreprise, vous pourrez soit décider d’attribuer ce budget à un autre événement, soit rajouter une activité à votre séminaire ou sortie !

budget sortie entreprise

Statuer sur le nombre de personnes : savoir si on part d’un budget global pour l’organisation d’évènement ou d’un budget par personne

Votre cible établie, vous allez pouvoir encore affiner l’organisation de votre événement. Si votre objectif est d’acquérir de nouveaux clients, voulez-vous inviter toute votre base de prospects ? Ou organiser un événement plus intimiste avec uniquement les prospects les plus intéressants pour votre business ? Vous pouvez soit choisir le nombre de personnes conviées à l’événement et donc en déduire votre budget (en partant donc d’une enveloppe par personne), ou faire le chemin en sens inverse, en partant du budget que vous penser allouer à votre événement (budget global) et en déduire le nombre de personnes maximum que vous allez y inviter.

Ce sont deux stratégies différentes et vous seul pouvez décider laquelle vous aller choisir afin d’être le plus rentable possible en fonction (toujours) de votre objectif de départ.

Choisir l’événement : proposer un événement inoubliable qui remplit votre objectif

Quel type d’événement ?

Une fois l’objectif de votre événement défini, le nombre de personnes et le public que vous allez cibler statués, vous aller vous pencher sur le choix de l’événement, puis sur son organisation. En fonction de vos choix précédents, vous devez déjà avoir une idée du type d’événement d’entreprise que vous souhaitez organiser et s’il comprendra l’hébergement, l’animation et les activités, les repas, ou encore le transport d’un point A à un point B. Pour plus de détails, retrouvez notre article complet sur Comment organiser ma sortie d’entreprise ou ma sortie CE/CSE ?

Quel impact sur le budget ?

En fonction du type d’événement, les prestations que vous allez proposer et le nombre de participants, le budget ne sera pas le même.  Pour vous donner une idée des dépenses moyennes observées par personne pour les évènements d’entreprises, retrouvez ci-dessous notre tableau comparatif des budgets en fonction de l’évenement et des participants

Nombre d’invitésActivité sur demi-journée / Teambuilding en dehors des locaux  *Journée **Séjour de deux jours ***Séjour de + de 3 jours ***Soirée en dehors des locaux **
1 à 1030 – 60 €50 – 130 €150 –350 €350 – 550 €80 – 150 €
11 à 5028 – 57 €48 – 120 €145 – 340 €340 – 540 €75 – 145 €
51 à 12025 – 50 €45 – 110 €140 – 320 €320 – 500 €70 – 140 €
121 à 25020 – 45 €42 – 100 €135 – 310 €300 – 490 €65 – 135 €
251 à 50016 – 40 €40 – 95 €130 – 290 €290 – 480 €60 – 130 €
Plus de 50015 – 38 €38 – 90 €120 – 280 €280 – 470 €55 – 120 €

* Transport et collation inclus

** Transport, activités/animations et repas inclus

*** Transport, repas, activités/animations et hébergement inclus

Finalement, pour définir le budget de base de votre événement d’entreprise, vous devrez avoir bien défini son objectif principal. Tout partira en effet de cet élément et vous permettra ensuite d’organiser et de gérer votre sortie d’entreprise, séminaire, soirée ou encore réunion au mieux ! D’autres frais annexes peuvent s’ajouter et auxquels il faudra penser : actions marketing pour communiquer en fonction de l’événement choisi, récompenses, assurances, …

Afin de vous faciliter la vie, notre plateforme vous propose des offres packagées pour les evenements d’entreprise. Pas de frais cachés, le budget annoncé est celui que vous paierez et surtout, tout est compris ! Vous pouvez personnaliser de A à Z votre événement tout en gardant un œil sur votre budget afin de ne jamais le dépasser ! Profitez d’offres qui ne sont pas sur le marché, à des tarifs déjà négociés et tout cela, gratuitement !

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