Organiser son séminaire d'entreprise : l'incontournable checklist

Réunion, congrès, conférence, débat... Le séminaire d'entreprise peut prendre différentes formes et chacune aura des points plus ou moins complexes à mettre en place. L'objet de cet article n'est pas de rentrer dans les détails de chaque étape mais de vous guider à travers différents points clés pour une organisation optimale. En effet, toute la partie à préparer avant l’événement est essentielle car la réussite de votre séminaire dépendra en grande partie de cette préparation. Mais il y a aussi de multiples points à penser pendant et après votre séminaire qu'il ne faut pas négliger !

   Avant l’événement

  • Déterminer les objectifs du séminaire : vous souhaitez lancer un produit ? Renforcer la cohésion d’équipe ? Remercier vos salariés ? Définir vos objectifs vous permettra de déterminer la ligne directrice de votre séminaire.
  • Préparer la liste des invités : qui sont vos invités ? Combien seront-ils ?
  • Envoyer des invitations : quel est le message à leur transmettre ? Sous quelle forme les envoyer ? Par courrier ? Par mail ?
  • Créer vos KPI pour analyser votre ROI
  • Trouver la date de votre séminaire
  • Choisir le lieu de l’événement : quelle sera la zone géographique ? Lieux conventionnels ou originaux ? Quel type de salle ?
  • Organisation sur le lieu de l’événement : pensez à vos besoins en termes de commodités : parking, vestiaires, nombre de salles, backstage, workshop, hébergement des invités éventuellement… mais également à l’ambiance : plan de table, décoration…
  • Contacter les partenaires : traiteur, photographe, animateurs, artistes,… et programme du déroulé des animations avec les partenaires : qui fait quoi ? A quel moment ? Pendant combien de temps ?
  • Communiquer sur votre événement : Email « save the date », badges, goodies, brochure, signalétique, vidéo de présentation
  • Prévoir l'aspect logistique : sonorisation, éclairage adapté à votre type d'événement, mise en lumière de la scène pour un discours, ...

   Jour J

  • Accueil des convives : service d’accueil qui s’occupera des invités pour leur arrivée
  • Supervision du bon déroulement : bon fonctionnement des aspects techniques et organisationnels
  • Visibilité de l’événement : Créer un hashtag pour l'événement #VotreEvénement, photographier et filmer l'événement à transmettre en direct sur les réseaux sociaux

   Post événement

  • Email de remerciement aux partenaires et invités
  • Publications des photos & vidéos sur les réseaux sociaux (n'hésitez pas à inciter votre communauté à partager)
  • Questionnaire de satisfaction à envoyer aux invités et feedback (à prendre en considération dans votre suivi qualité pour votre prochain événement)
  • Envoi d’un compte-rendu sur les résultats obtenus suivant les résultats du questionnaire
  • Analyser les KPI afin de mesurer l'efficacité globale de votre événement
  • Réunion de debrief pour connaitre les points positifs et à améliorer du déroulé

Organiser un événement demande des qualités diverses et variées. En plus de gérer toute la planification, vous devrez aussi gérer vos invités, vos partenaires et coordonner l'ensemble. Chez ELIRO, nous nous occupons de l'intégralité de l'organisation afin de vous libérer de toute contrainte et vous faire gagner un maximum de temps. N'hésitez pas à nous transmettre votre projet en remplissant le formulaire ci-dessous.

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