Comment organiser une sortie d’entreprise ou sortie CE/CSE ?

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écrit par Jules Grivois

Passionné par le monde de l'entreprise, toujours à la recherche de nouvelles activités pour challenger les collègues.

Les managers d’aujourd’hui donnent la priorité au bien-être de leurs employés car ils veulent retenir leurs meilleurs talents chez eux. Les sorties de groupe sont un excellent moyen d’inspirer votre personnel et de favoriser un sentiment de communauté. Une personne devra être affectée à cette tâche pendant plusieurs semaines car l’organisation d’une sortie de groupe comporte de nombreuses étapes. Il faut d’abord décider du type de sortie, puis choisir le lieu ou l’activité en obtenant des devis, planifier la sortie plus en détail avec le prestataire choisi, s’occuper de l’inscription des employés et du paiement si nécessaire, et enfin participer à la sortie. Examinons chaque étape de la planification d’un événement d’entreprise !

Comment choisir une sortie d’entreprise pour vos salariés ?

Le choix du type de sortie est toujours un moment de stress pour l’entreprise. En effet, en plus de choisir la meilleure date, vous devez décider de la durée de l’événement et du type d’activité que vous voulez entreprendre, comme une soirée dansante, un souper, un exercice de consolidation d’équipe, une conférence sportive ou une réunion dans un endroit inhabituel. C’est une liste assez longue ! D’après un sondage, que souhaitent faire les travailleurs ? Quels espoirs nourrissent-ils ? Quel est l’objectif de cette formation ? Cela vous aidera à décider du type de service à sélectionner. Le budget dont vous disposez pour organiser un événement aura également un impact sur votre choix. En effet, vous ne pourrez pas obtenir le même type de service si votre budget est de 50 euros ou de 200 euros par personne. Par conséquent, vous devez élaborer un plan de voyage qui sera à la fois abordable et attrayant pour le plus grand nombre de personnes possible. Pour clarifier vos attentes et, ainsi, choisir le type d’aventure qui répondra le mieux à vos besoins, établissez une liste de vos désirs si vous n’êtes pas sûr du type précis d’excursion à sélectionner.

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Comment choisir le bon prestataire pour votre événement ?

Vous avez décidé du type d’excursion que vous souhaitez faire. Excellent. Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante, qui consiste à prendre contact avec les prestataires. Même si vous n’êtes pas certain de les prendre, demandez-leur d’inclure les options que vous souhaitez ; cela vous donnera une estimation des dépenses supplémentaires dont vous aurez besoin pour en profiter. Sans dépasser le budget global de l’événement, il est possible d’avoir d’excellentes surprises et un petit-déjeuner pour 8 euros par personne après une soirée passée à l’hôtel, par exemple. Laissez passer une semaine avant de demander l’avis des prestataires. Lorsqu’il s’agit de personnaliser votre événement et de faire des changements de dernière minute, ceux qui ne vous ont pas répondu dans ce laps de temps risquent de ne pas pouvoir répondre à votre demande ou de ne pas être très réactifs. Ceux qui n’ont pas répondu dans ce délai soit ne peuvent pas répondre à votre demande, soit ne sont pas très réactifs. Cela peut entraîner de nombreux obstacles lorsqu’il s’agit de personnaliser votre aventure et d’effectuer des changements de dernière minute. Par conséquent, vous devez choisir les meilleures. Choisissez les trois offres qui vous intriguent le plus afin de trouver le meilleur prestataire. Prenez votre décision en fonction du coût par personne pour respecter votre budget global, ainsi que des services fournis, des « petits plus » qui raviront les employés de votre entreprise et feront de votre sortie d’entreprise une expérience mémorable pour tous. Créez un document pour comparer les offres et prenez votre décision sur des critères approfondis avant de sélectionner le prestataire ultime.

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Comment personnaliser votre sortie d’entreprise ?

Après avoir choisi le fournisseur avec lequel vous allez travailler, vous devez maintenant prendre en compte tous les facteurs impliqués dans la planification de votre événement. Pour que votre événement d’entreprise soit un succès, vous devrez consulter le prestataire sur tous les points, des spécificités du menu au nombre de groupes pour un exercice de team-building en passant par le style de musique que vous souhaitez pour votre soirée dansante.

Dresser une liste de ce qu’il ne faut pas oublier d’inclure lors de la recherche d’un événement est le moyen le plus simple d’y parvenir (elle s’allongera naturellement à l’approche de l’échéance). N’ayez pas peur d’exprimer vos besoins au prestataire de services lorsque vous vous entretenez avec lui.

Comment sont gérées les inscriptions des salariés ?

Vous devez connaître le nombre exact de participants à votre événement afin de pouvoir le planifier efficacement. Le but de la gestion des inscriptions est de disposer du nombre définitif de participants ; votre estimation initiale sera basée sur l’approximation du nombre de salariés présents. Vous pouvez choisir parmi plusieurs options d’inscription, notamment un retour par courriel, un fichier partagé, une fiche pour chaque service et un site Web spécialisé. Envisagez de lancer le processus d’inscription en même temps que la phase de personnalisation du voyage. Cela vous donnera la flexibilité nécessaire pour vous adapter à toute circonstance imprévue, et même si certains participants décident d’annuler à la dernière minute, vous aurez augmenté vos chances de succès. N’oubliez pas de prévoir et de collecter les frais en même temps que les retours d’inscription si les employés sont invités à participer à la sortie, notamment en cas de sortie CE, par exemple, pour éviter les chocs désagréables la veille de la sortie.

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Participez à la sortie et demandez l’avis des participants

Profitez de ce moment de camaraderie entre collègues à l’approche du jour J et créez des souvenirs inoubliables ! Un conseil supplémentaire : n’ayez pas peur de soumettre un retour d’information au fournisseur afin de souligner les aspects positifs de son offre et de l’aider à l’affiner. Il est également crucial d’obtenir le retour des participants après l’événement. Leur contribution vous aidera à prendre de meilleures décisions pour les événements à venir. Le sentiment d’appartenance des employés à l’organisation sera renforcé par le fait d’être écouté, ce qui améliorera leur bien-être général.

Après avoir suivi ces étapes, vous êtes maintenant prêt à organiser la meilleure sortie d’entreprise qui soit. Cependant, la planification et l’organisation d’un événement d’entreprise ou d’une sortie CE/CSE restent des tâches chronophages qui demandent beaucoup de ressources matérielles et humaines. Après avoir perdu beaucoup de temps, nous avons décidé d’utiliser une plateforme pour résoudre ces difficultés. Eliro est un outil qui vous permet de gérer la planification des sorties de A à Z en vous évitant toutes les tâches fastidieuses et chronophages. Trouvez la meilleure idée d’excursion (même celle à laquelle vous n’avez pas pensé ! ), comparez les meilleurs coûts disponibles sans demander de devis, et personnalisez votre offre en parlant directement avec le prestataire. Il vous permet également de gérer en ligne l’inscription des salariés, les paiements associés et la gestion des subventions du comité d’entreprise, entre autres. Pour faciliter la planification des sorties d’entreprise, tous les processus nécessaires à l’organisation d’un événement sont disponibles sur une seule et même plateforme.