Ah la méthode Kanban ! On en entend beaucoup parler depuis un moment, et pour cause : elle est devenue incontournable pour les équipes qui souhaitent optimiser leur productivité. Mais à quoi sert-elle exactement ? Quels bienfaits peut-on en tirer ? Et comment s’y mettre ? On va tenter de répondre à ces questions dans ce blog. Alors si vous êtes prêts à entreprendre un voyage initiatique vers la méthode Kanban, enfilez votre plus beau cardigan et suivez le guide !
Vous en avez marre de travailler sans méthode et de passer votre temps à courir après le temps ? La méthode Kanban est peut-être ce qu’il vous faut ! Qu’est-ce que la méthode Kanban ? C’est un système de gestion qui vous permet de mieux organiser vos tâches et de gagner en efficacité. Le principe est assez simple : vous répartissez vos tâches en plusieurs colonnes, de la plus simple à la plus complexe. Vous avez alors une meilleure visibilité de l’avancée de vos projets et vous pouvez vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Vous pouvez même personnaliser le tableau pour l’adapter à votre workflow et à votre façon de travailler. Vous pouvez ainsi définir des catégories, des priorités, des statuts de tâches et même des couleurs pour tout organiser et vous aider à mieux comprendre vos tâches. Vous pouvez aussi utiliser cette méthode pour vous motiver et vous imposer des délais. Vous pouvez ainsi mieux vous organiser et vous fixer des objectifs à atteindre. La méthode Kanban est donc très pratique et très utile pour tous ceux qui veulent gagner en efficacité et avancer plus vite dans leurs projets. Alors n’hésitez pas à l’essayer et à vous organiser pour devenir un vrai pro de la productivité !
C’est quoi la méthode Kanban ?
La méthode Kanban est une méthode de gestion de projet visuelle qui permet de gérer de manière fluide et efficace les différents aspects de votre projet. Elle est inspirée de la méthode Toyota Production System et a été développée par l’ingénieur japonais Taiichi Ohno.
L’objectif de la méthode Kanban est d’améliorer l’efficacité et la productivité en limitant le temps passé sur chaque étape du processus. Elle est basée sur la visualisation des tâches et des informations et leur déplacement entre différents points de la chaîne de production.
Les principaux avantages de la méthode Kanban sont :
- – Une meilleure visibilité du travail en cours et des réalisations ;
- – Une plus grande facilité de communication entre les membres de l’équipe ;
- – Une meilleure gestion des temps de production ;
- – Une plus grande prévisibilité et une plus grande flexibilité.
Si vous souhaitez débuter avec la méthode Kanban, voici quelques conseils pour un bon démarrage :
Étape 1 : Définissez le travail en cours (WIP). La première étape consiste à définir et à limiter le nombre de tâches pouvant être travaillées simultanément. Cela permettra à votre équipe de se concentrer sur le travail à accomplir.
Étape 2 : Définissez les rôles et les responsabilités.
Histoire du tableau Kanban
Le terme « kanban », qui signifie en japonais « signe visuel » ou « carte visuelle », a été inventé par Toyota dans les années 1940. Une procédure de travail claire et une efficacité de fabrication accrue étaient les objectifs de cette conception.
Depuis lors, les tableaux Kanban sont devenus des outils utiles pour des équipes de tailles diverses dans un large éventail de secteurs. Alors que certains modèles actuels privilégient un tableau blanc avec des notes manuscrites partagées, d’autres utilisent des plateformes de tableau entièrement numériques créées pour une collaboration rapide.
Les mêmes éléments essentiels sont inclus dans chaque tableau Kanban créé, quelle que soit l’approche utilisée. Chacun est créé pour offrir un processus visuel qui respecte la chronologie du projet et adhère à la même méthodologie fondamentale.
les 6 pratiques fondamentales de Kanban
- Visualisez le flux de travail. Utilisez les différentes parties du tableau pour afficher le travail d’une manière facile à comprendre.
- Limitez les travaux en cours. La création de cartes pour les tâches vous permet de voir physiquement la quantité de travail que vous prenez en charge et de vous assurer que vous n’en ajoutez pas trop d’un coup.
- Gérez les flux de travail. Attribuez des tâches à des membres spécifiques de l’équipe en fonction de leur disponibilité et de leur expertise.
- Mettez en place des politiques explicites. Établissez des directives claires sur la façon dont le travail doit être effectué, afin que tous les membres de l’équipe comprennent bien comment le travail se déroule d’une étape à l’autre.
- Laissez de la place aux commentaires. Il est toujours possible que quelqu’un identifie une faille ou propose une solution dont un autre membre de l’équipe n’était pas conscient. Prévoyez du temps pour le partage des connaissances et les séances de feedback.
- Cherchez toujours à vous améliorer. Les membres de l’équipe peuvent identifier des redondances dans le processus ou avoir des idées sur la façon de l’améliorer. Écoutez-les et adaptez-les pour que les choses continuent à avancer sans heurts.
Parties d’un tableau Kanban
Un tableau Kanban représente un projet global et le divise généralement en trois parties principales :
- Les tâches demandées
- Tâches en cours
- Les tâches terminées
Les principales caractéristiques d’un tableau Kanban sont les cartes qui représentent visuellement les tâches et les colonnes qui différencient les étapes du projet.
Cartes Kanban
Chaque tâche du projet est représentée par une carte qui comprend des détails tels qu’une description, une date d’échéance et le membre de l’équipe assigné. Pour faciliter l’identification du responsable ou pour distinguer les cartes en tant que composantes d’un ensemble plus vaste, les cartes peuvent être de couleurs ou de formes différentes.
Colonnes Kanban
Les différentes étapes du flux de travail sont divisées en colonnes sur le tableau Kanban. Pour montrer où se situe une tâche dans le processus de production, les cartes se déplacent dans les colonnes.
Limites des travaux en cours
Les équipes peuvent se concentrer et travailler de manière plus productive en réduisant le nombre de tâches dans la colonne « travaux en cours ». Seules les cartes de cette colonne font l’objet d’un travail actif de la part des équipes ; toutes les autres cartes sont soit terminées, soit en attente de démarrage.
Comment fonctionne un tableau Kanban ?
Les tableaux Kanban visualisent chaque étape du processus au fur et à mesure qu’elle progresse dans le flux de travail. L’objectif ultime est d’identifier (et d’éviter) tout goulot d’étranglement potentiel afin de maintenir le projet sur la bonne voie.
Étape 1 : Colonnes
Les tableaux Kanban comportent traditionnellement trois colonnes de tâches : à faire, en cours et terminé. Vous pouvez utiliser ces suggestions, ou créer des noms de colonnes différents qui représentent mieux votre projet. Des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins, et pourraient inclure des objectifs tels que le développement ou les tests.
Étape 2 : Cartes
Les cartes constituent l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation d’un projet. Chaque carte doit contenir une description de la tâche et une date d’échéance. Les cartes sont conçues pour promouvoir un flux de travail équilibré, et l’ajout de détails à chaque étape est donc un élément important.
Étape 3 : Appliquez les cartes aux colonnes
Un membre de l’équipe doit se voir confier la responsabilité de chaque fiche et de tout matériel connexe. La première colonne, quel que soit son nom – à faire ou autre – doit ensuite les recevoir.
Étape 4 : Déplacez les cartes dans le flux de travail
Au fur et à mesure que les tâches sont terminées, les cartes doivent être déplacées vers les colonnes appropriées pour assurer la fluidité du projet. Chaque membre de l’équipe peut maintenant voir exactement où en est chaque étape du flux de travail et garder un œil sur tout goulot d’étranglement ou retard potentiel.
Types de tableaux Kanban
Les tableaux Kanban d’aujourd’hui sont souvent des plateformes numériques, qui permettent à tous les membres de l’équipe d’accéder rapidement et simplement à l’état de chaque élément du projet. En outre, un tableau numérique simplifie la coopération et la notification, notamment lorsque les équipes travaillent à distance.
Parmi les principaux logiciels de gestion de projet, citons Kanbanize, Kanban Tool et Trello.
Mais pour les petits projets et les petites équipes, la mise en œuvre de ces logiciels peut ne pas être nécessaire. Un grand tableau blanc, quelques marqueurs et une variété de notes autocollantes peuvent fonctionner tout aussi efficacement, à condition que tout le monde y ait accès.
Avantages d’un tableau Kanban
Flexibilité
L’utilisation de la méthode du tableau Kanban pour chaque projet offre à chaque membre de l’équipe la flexibilité dont il a besoin pour accomplir les tâches qui lui sont assignées. La nature visuelle du tableau permet à chacun de voir ce qui doit être accompli et quand.
Réduire les temps morts
Grâce à l’amélioration du flux de travail découlant de l’utilisation du tableau Kanban, les temps d’arrêt sont considérablement réduits. L’exécution du travail par l’équipe et les processus de livraison sont plus rapides et plus équilibrés.
Augmenter l’efficacité
Les tableaux Kanban mettent l’accent sur une communication fréquente et un dialogue fort entre les membres de l’équipe, ce qui se traduit souvent par une efficacité accrue. En outre, l’épine dorsale du système de tableau est de promouvoir et de pratiquer l’amélioration continue.
Quelle autre méthodologie de gestion de projet pouvez-vous associer à la méthode kaban pour plus d’efficacité ?
En plus du tableau Kanban, il existe une variété d’autres méthodologies de gestion de projet qui peuvent être utilisées pour le compléter. Agile est une méthodologie populaire conçue pour accroître la collaboration, accélérer l’achèvement des projets et assurer une meilleure satisfaction des clients.
La gestion agile se concentre sur le développement itératif, dans lequel les équipes décomposent les projets en tâches plus petites et travaillent ensemble pour apporter des améliorations progressives. Cette méthodologie est bien adaptée au développement de logiciels et à d’autres projets d’ingénierie complexes dont les exigences changent fréquemment.
La méthode Agile se marie bien avec les tableaux Kanban, car elle permet aux membres de l’équipe de suivre l’avancement des tâches individuelles et de procéder aux ajustements nécessaires à mesure que le projet progresse. Elle encourage également le retour d’information des parties prenantes, afin que les équipes puissent améliorer en permanence leur processus et leur flux de travail.
En combinant ces deux méthodes, les équipes peuvent mieux gérer leur charge de travail et sa répartition. En définitive, cette technique permet aux chefs de projet de maximiser l’efficacité de l’équipe tout en fournissant plus rapidement des résultats de qualité.